Économie d'entreprise
Régularisation des charges et produits, avec les écritures
Saisis le montant, la période concernée et la date de clôture : le calculateur indique s'il s'agit d'une charge ou d'un produit constaté d'avance, à payer ou à recevoir, calcule la part de l'exercice et rédige les écritures en partie double.
Régularisations : laquelle et pourquoi
Le principe d'indépendance des exercices impose de rattacher charges et produits à l'exercice auquel ils se rapportent, et non à celui du paiement. Quand une opération est à cheval sur la clôture, comme un loyer annuel de novembre à octobre ou les intérêts d'un semestre de septembre à février, une partie relève de cet exercice et une autre du suivant. Les écritures de régularisation opèrent ce partage.
Deux questions suffisent. Est-ce une charge ou un produit ? Et l'argent a-t-il déjà circulé ou circulera-t-il plus tard ? S'il a été payé ou encaissé d'avance, une partie de ce qui a été comptabilisé relève de l'exercice suivant : charge ou produit constaté d'avance. S'il ne le sera qu'à la fin, une partie est déjà acquise cette année sans être comptabilisée : charge à payer ou produit à recevoir.
Exemple : un loyer de 12 000 euros payé le 1er novembre pour un an. Au 31 décembre, deux mois sur douze sont écoulés : 2 000 euros sont une charge de l'exercice et 10 000 du suivant. On passe Charges constatées d'avance au débit et Loyers au crédit pour 10 000 euros, extourné le 1er janvier. Au jour près, on obtient 61 jours sur 365 et 9 994,52 euros : seul le décompte du temps change.
Erreurs fréquentes
- Confondre actif et passif : une charge constatée d'avance est un actif, un droit à une prestation future, pas une dette. Se demander si l'entreprise détient un droit ou doit une obligation à la clôture lève le doute.
- Régulariser la mauvaise part : la charge à payer est la part de l'exercice, la charge constatée d'avance celle des exercices suivants. Les inverser donne le montant complémentaire.
- Oublier le premier ou le dernier jour : du 1er novembre au 31 décembre il y a 61 jours, les deux bornes comprises.
Questions fréquentes
Quelle différence entre constaté d'avance et à payer ou à recevoir ?
Le constaté d'avance reporte vers l'avenir une partie d'un montant déjà comptabilisé, payé ou encaissé d'avance. Le à payer ou à recevoir rattache à cet exercice une partie d'un montant qui ne sera comptabilisé qu'à l'échéance.
Jours réels ou année commerciale ?
En cours et pour des mois entiers on utilise souvent l'année de 360 jours, qui donne des chiffres ronds ; en pratique on compte plus souvent les jours réels. Le calculateur fait les deux.
Pourquoi extourner la charge constatée d'avance à l'ouverture ?
Parce que le premier jour du nouvel exercice la part reportée devient une charge ou un produit de cet exercice. L'extourne la remet au compte de résultat de l'année à laquelle elle appartient et solde le compte de régularisation.
Et la charge à payer, comment se solde-t-elle ?
À l'échéance, lors du paiement du montant total : une partie solde le compte de charges à payer, le reste est une charge du nouvel exercice. Beaucoup d'entreprises l'extournent aussi à l'ouverture ; le résultat est le même.
Comment fonctionne ce calcul
Part de l'exercice = montant × temps du début de la période à la clôture ÷ durée de la période. Part suivante = montant − part de l'exercice. Les charges à payer et produits à recevoir correspondent à la part de l'exercice, les éléments constatés d'avance à la part suivante. Le temps se compte en jours réels, bornes comprises, ou en jours commerciaux : 360 × (écart d'années) + 30 × (écart de mois) + (écart de jours, le 31 compté comme 30).