Contabilidade e gestão
Apropriação de despesas e receitas, com os lançamentos
Informe o valor, o período a que se refere e a data de encerramento: a calculadora identifica se é uma despesa antecipada, receita diferida, despesa a pagar ou receita a receber, calcula a parte do exercício e escreve os lançamentos em partidas dobradas.
Apropriação: qual usar e por quê
O regime de competência exige que despesas e receitas sejam reconhecidas no exercício em que ocorrem, e não quando o dinheiro é pago ou recebido. Quando uma operação atravessa o encerramento, como um aluguel anual de novembro a outubro ou os juros de um semestre de setembro a fevereiro, parte pertence a este ano e parte ao seguinte. Os ajustes de apropriação fazem essa divisão.
Duas perguntas resolvem. É despesa ou receita? E o dinheiro já se moveu ou vai se mover depois? Se foi pago ou recebido antecipadamente, parte do valor registrado é do ano que vem: despesa antecipada no ativo ou receita diferida no passivo. Se só será pago ou recebido no fim, parte já ocorreu neste ano sem ter sido registrada: despesa a pagar ou receita a receber.
Exemplo: um aluguel de R$ 12.000 pago em 1º de novembro por um ano. Em 31 de dezembro passaram dois meses de doze: R$ 2.000 são despesa deste ano e R$ 10.000 do próximo. Lança-se a débito de Despesas antecipadas e a crédito de Despesa de aluguel R$ 10.000, apropriados no ano seguinte. Em dias corridos são 61 de 365 dias e R$ 9.994,52: muda só a forma de contar o tempo.
Erros comuns
- Confundir ativo e passivo: uma despesa antecipada é um ativo, um direito a um serviço futuro, não uma dívida. Perguntar se a empresa tem um direito ou uma obrigação no encerramento tira a dúvida.
- Ajustar a parte errada: a despesa a pagar é a parte deste exercício, a despesa antecipada a parte dos seguintes. Invertê-las dá o valor complementar.
- Excluir o primeiro ou o último dia: de 1º de novembro a 31 de dezembro são 61 dias, contando os dois extremos.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre despesa antecipada e despesa a pagar?
A despesa antecipada leva para o futuro parte de um valor já pago e registrado. A despesa a pagar traz para este exercício parte de um valor que só será pago e registrado no vencimento. O mesmo vale para receitas diferidas e a receber.
Dias corridos ou ano comercial?
Em sala de aula e para meses inteiros usa-se muitas vezes o ano comercial de 360 dias, que dá números redondos; na prática contábil contam-se mais os dias corridos. A calculadora faz as duas contas.
Por que a despesa antecipada é apropriada no ano seguinte?
Porque no primeiro dia do novo exercício a parte diferida vira despesa ou receita desse ano. A apropriação a leva ao resultado do ano a que pertence e zera a conta do balanço.
E a despesa a pagar, como é baixada?
No vencimento, quando o valor inteiro é pago: uma parte baixa a conta de despesas a pagar, o restante é despesa do novo exercício.
Como funciona este cálculo
Parte do exercício = valor × tempo do início do período ao encerramento ÷ duração do período. Parte seguinte = valor − parte do exercício. Despesas a pagar e receitas a receber são a parte do exercício; antecipadas e diferidas, a parte seguinte. O tempo é contado em dias corridos, incluindo os dois extremos, ou em dias comerciais: 360 × (diferença de anos) + 30 × (diferença de meses) + (diferença de dias, com o dia 31 contado como 30).